Как сверять остаток занятий и учитывать отмены

1. Начните с согласованного остатка

Для нового абонемента запишите количество занятий и срок действия. Это разные ограничения: «осталось три» не означает, что абонемент действует бессрочно. Клиенту нужны обе цифры — остаток и дата окончания.

Если переносите действующий абонемент из таблицы, сначала проверьте уже использованные занятия по датам. Сверьте их с клиентом и сохраните исходную таблицу. Начальный остаток в новом учёте должен отражать состояние на день перехода, а не общее количество купленных встреч.

В Vedi у активного абонемента можно изменить остаток. Например, из восьми занятий клиент использовал три: после создания абонемента установите остаток пять. Коррекция числа не создаёт историю этих трёх тренировок. Старые даты и записи сохраняйте в исходном документе; не отмечайте их повторно ради красивой истории — иначе можно списать занятия ещё раз.

При ручной коррекции запишите для себя, почему меняли число и на какую дату сверяли баланс. Значение ноль закрывает абонемент как исчерпанный: перед сохранением убедитесь, что вы действительно хотите завершить его.

2. У каждой записи должен быть понятный исход

Запись в календаре показывает намерение встретиться. Списание показывает использование занятия. Если считать каждую запись расходом, отмена и перенос будут ошибочно уменьшать баланс.

• Занятие запланировано. Оно есть в календаре, но ещё не использовано. Остаток не меняется.
• Занятие проведено. В Vedi отметьте посещение и сохраните. Для занятия клиента с абонементом остаток уменьшается на одно.
• Встречу перенесли. Меняется время будущего занятия. Сам перенос ничего не списывает; списание произойдёт после проведения.
• Встречу отменили. Отмена не расходует абонемент. Для одной даты повторяющегося расписания отменяется этот слот, остальные остаются.

Разовое или бесплатное гостевое занятие в Vedi учитывается отдельно и не расходует абонемент клиента. Выбирайте такой тип осознанно: это другой способ учёта, а не обход ошибки в балансе.

Правило поздней отмены обсуждайте до первой тренировки: за какой срок можно отменить, что происходит при неявке, как вы фиксируете исключения. Vedi не списывает занятие автоматически из-за опоздания с отменой. Решение о списании по вашим договорённостям остаётся за тренером. Если используете отметку проведённого занятия для такого списания, отдельно поясните причину: её нельзя смешивать с записью о фактически выполненной тренировке.

3. Проверьте арифметику по датам

При сверке отдельно проверьте срок действия. Перенос за дату окончания абонемента требует согласования условий с клиентом: новое время само по себе не продлевает абонемент.

4. Если числа расходятся, восстановите события

Не исправляйте остаток сразу «на один больше». Сначала найдите, какая конкретная дата вызывает вопрос. Посмотрите статус занятия, исходный остаток при переходе и предыдущие ручные коррекции. Так вы исправите причину, а не временно скроете расхождение.

Проверьте, не приняли ли перенос за дополнительную тренировку и не отметили ли старые занятия повторно после переноса учёта. Если списание ошибочное, сначала согласуйте верное число и основание. У активного абонемента затем можно скорректировать остаток в пределах общего количества занятий. Исправление баланса не заменяет объяснение клиенту.

Клиент открывает свою ссылку в Telegram и видит баланс и срок действия абонемента. После сверки попросите его открыть кабинет и подтвердить, что оба значения совпадают с вашей договорённостью. Не отправляйте ему таблицу со всеми остальными клиентами.

Для повседневной работы достаточно проверять исход сегодняшних встреч и оставлять заметку после проведения. В конце недели просмотрите незавершённые записи: прошлое время в календаре ещё не доказывает, что тренировка состоялась.

Частые вопросы